¿Por qué es importante administrar el cambio?

¿Cómo una empresa se mantiene vigente en el mercado? ¿Cómo se administran las organizaciones, los equipos y las personas en un proceso de cambio?

Hoy en día las organizaciones están en constante cambio e incertidumbre y están implementando diferentes tipos de cambios y lo hacen principalmente para: aumentar la productividad, mejorar los tiempos de servicios o calidad de sus productos, crear nuevos servicios o productos, entre otros. Todo cambio está enfocado en tener mejorar resultados.

Una de las iniciativas que se presentan es cambiar el sistema de gestión de la organización. Definir el cambio de un nuevo sistema o implementar un nuevo proceso no es un proyecto del área de sistemas o calidad, es un tema central y estratégico de negocio, debido a que este cambio organizacional incurre de inversiones que son presupuestadas, planificadas y ejecutadas esperando un ROI a un determinado tiempo e implica alinear las diferentes áreas de la empresa.

Cuando la organización define un nuevo proyecto, siempre se piensa en administrarlo y que toda actividad empiece y termine según el cronograma de GANTT; sin embargo, nos olvidamos de las personas y los temas culturales, de comunicar el "por qué" del cambio.

¿Y por qué es importante comunicar el “por qué del cambio”?

A continuación, detallo conceptos que nos ayudarán a entender la importancia de la administración del cambio y cómo implementarlo:

1. Primero empecemos por definir ¿Qué es la administración de cambio?

Administrar el cambio es mitigar el impacto de moverse a un nuevo estatus quo, administrando la resistencia de los individuos y a través de la implementación de un plan de adopción.

2. ¿Por qué es importante la administración del cambio?

El mundo está en constante innovación, y es importante que las empresas y sus líderes tengan en cuenta que los cambios son constantes y necesitan adaptarse rápidamente para permanecer en el mercado.

Una empresa con procesos estáticos puede estancarse y perder oportunidades de negocio. Sin embargo, cuando hay necesidad de hacer cambios, los líderes se enfrentan a temas culturales como la resistencia dentro de sus colaboradores.

Un ejemplo son Blockbuster o Kodak, empresas que fueron líderes en su mercado y que no supieron reinventarse y mantenerse vigentes.

Administrar un cambio adecuadamente ayudará a las empresas a adaptar nuevos proyectos de forma ágil y rápida, permitiéndoles renovarse, innovar y tener mejores resultados.

"Las especies que sobreviven no son las más fuertes, ni las más rápidas, ni las más inteligentes; sino aquellas que se adaptan mejor al cambio" Charles Darwin

3. Tipos de cambios en las organizaciones

Las organizaciones tienen cambios menores diariamente, que no necesitan de una administración; sin embargo, hay cambios estructurales que requieren una gestión.  A continuación, te comparto los diferentes tipos de cambios:

• Cambios incrementales: Mejorar un proceso existente, podría ser mejorar un proceso que arroje mejores tiempos de respuesta o mejorar calidad de servicios/productos. Este tipo de cambios son constantes; en otras palabras, es un proceso de mejora continua.

• Cambios transaccionales: Son la creación de un proceso nuevo dentro del mismo proyecto que requiere de mayor definición.

• Cambios transformacionales: Son cambios de transformación organizacional, este tipo de cambio impacta la arquitectura de la organización definiendo nuevos procesos, estrategias y objetivos.

4. Ejemplos de cambios organizacionales

• Cambios en los productos o servicios
• Cambio de liderazgo de una empresa
• Mejora de procesos actuales (mejora continua)
• Implementación de nuevos procesos
• Implementación de un nuevo sistema tecnológico
• Automatización de tareas o procesos
• Iniciativas de áreas de desarrollo humano
• Cambios en la comunicación de la marca hacia el mercado

5. ¿Cómo administrar el cambio?

Existen diferentes modelos de administración del cambio. Aquí te comparto un par de ejemplos:

• AKDAR es un acrónimo de cinco hitos que una compañía debe conseguir para que un cambio sea exitoso:
• Awareness (Consciencia): Comunicar la razón del cambio. Los involucrados deben estar consientes de la necesidad de cambiar.
• Desire (Deseo): Empoderar y comprometer a las personas. Motivar el deseo de cambiar.
• Knowledge (Conocimiento): Capacitación constante. Donde los involucrados conozcan cuando y como sucederá el cambio.
• Ability (Habilidad): Desarrollar habilidades que permitan implementar el cambio.
• Reinforcement (Refuerzo): Mantenernos alertas, tener un sentido de urgencia hacia el cambio. Que el cambio sea parte de la cultura organizacional.
• Kotter, este modelo propone 8 pasos para gestionar el cambio en un negocio:
  1. Crear sentido de urgencia: La organización debe entender que el cambio es necesario.
  2. Formar una coalición: Este paso sugiere identificar agentes del cambio dentro de la organización con capacidad de incluir y ejecutar.
  3. Crear visión para el cambio: Se debe de elaborar una visión clara del porqué del cambio y de sus beneficios.
  4. Comunique la visión: Ya que está definida la visión, ahora se debe de comunicar a toda la organización; sin duda habrá resistencia, por lo que es importante transmitir una y otra vez y sobre todo que los líderes prediquen con el ejemplo.
  5. Eliminar los obstáculos: Deben identificarse a los retractores o personas resistentes al cambio para subirlos al barco y compartan la visión del proyecto.
  6. Asegurarse triunfos a corto plazo: Comunicar los resultados a corto plazo será motivador para el equipo y ayudará a reforzar el proceso de cambio. Y, por último, es importante reconocer al equipo del esfuerzo y dedicación, que llevo a lograr ese triunfo a corto plazo.
  7. Construir sobre el cambio: En este paso, ya hubo un triunfo; sin embargo, se tiene que seguir buscando que mejorar y eso ayudará para que el segundo y futuros triunfos nos ayude a consolidar este proceso de cambio.
  8. Anclar el cambio en la cultura de la empresa: En este paso, el cambio es parte de la cultura organizacional.

Con lo que te acabo de compartir consideras que ¿los cambios son necesarios? ¿y cómo te enfrentas con la resistencia al cambio? Déjame terminar con lo siguiente y haz tus propias conclusiones.

Innovar o morir

Innovar o morir es una frase muy utilizada en sesiones de estrategia o charlas de negocio; la frase comunica lo que toda organización debe de hacer para no desaparecer.

Un cambio o transformación organizacional genera cambios fuertes que impactan la empresa y los colaboradores; por lo tanto, necesitan estar bien gestionados.

Durante mi experiencia implementando sistemas de tecnología, me ha tocado escuchar frases como "Yo lo hago de esta forma y me funciona", estas palabras son la principal señal de la resistencia a cambiar y mejorar.

Una sola persona de tu cadena productiva que no entienda el beneficio del cambio o innovación puede hacer ruido en el grupo y afectar el proceso de adaptación.

No dejes de innovar en tu empresa, evalúa y administra tus proyectos; pero, sobre todo, no te olvides de las personas que serán tu mejor agente de cambio.